Tips Menata File-File Anda

Dipandang sebelah mata, diremehkan, tapi yakinlah suatu saat file-file yang tidak tertata dengan baik akan merepotkan anda sendiri.

Komputer itu bagaikan hutan file. Ketika kita belum memasukkan atau menyimpan banyak file di dalamnya, hutan ini masih tertata dengan rapi. Setelah beberapa lama digunakan file-file yang kita simpan dengan sembarangan akan menjadikan hutan yang tadinya terta dengan rapi menjadi hutan yang tidak tertata dan anda pun tidak punya petanya.

Oleh karena itu, sangat penting untuk menata sejak dini file-file anda sehingga tidak menjadi hutan lebat yang tidak tertata dan tentunya akan mengakibatkan apapun yang masuk di dalamnya akan sangat sulit untuk ditemukan.


Berikut adalah beberapa tips agar file-file anda tetap tertata dengan baik sehingga setiap file yang anda cari lebih mudah untuk ditemukan.

Bulatkan Tekad Anda untuk Menghapus File Lama dan Tidak Penting
Lho...Koq harus bulatkan tekad segala seh ??? kayak lagu perjuangan aja...hhh
Untuk menghapus file memang membutuhkan kebulatan tekad. Bagaimana tidak ?? Sering kali ketika ingin menghapus file kita menjadi ragu kalau-kalau file tersebut masih kita butuhkan dan masih banyak "kalau-kalau" lainnya padahal jelas-jelas file tersebut sudah lama, tidak penting, dan tidak kita butuhkan lagi. Memangnya anggur, mau disimpan lama-lama.

Segera Putuskan, Apa yang Harus Anda Lakukan dengan File Anda
Tidak perlu menunggu waktu-waktu tertentu untuk mengorganisir file-file anda, lakukan kapanpun anda memiliki waktu, dan waktu yang paling baik untuk mengorganisir file anda adalah pada saat disimpan (save) dan sesaat setelah digunakan. Jika setelah digunakan ternyata menurut anda file itu tidak diperlukan lagi, maka hapuslah.
Sekedar ilustrasi, jika di kantor anda ingin membuat sebuah reminder yang berbunyi "Setelah Digunakan, Harap Komputernya Dimatikan". Kemudian mencetak dan menempel reminder tersebut. Sekarang apa yang akan anda lakukan dengan filenya ? Menyimpannya ? Jangan, sebaiknya hapus saja karena sangat kecil kemungkinan anda akan membutuhkan file ini lagi. Kalaupun ternyata dikemudian hari anda butuh file seperti ini, cukup buat lagi, toh tidak butuh waktu lebih dari 5 menit untuk membuatnya. Gitu aja koq repot.

Hindari Menggunakan Folder Utama yang Terlalu Banyak
Namanya juga folder utama, tentu tidak boleh terlalu banyak kan ?
Folder sebenarnya digunakan untuk pengkategorian. Kategori yang anda buat sebaiknya jangan terlalu banyak agar anda tidak bingung sendiri pada nantinya. Di dalam folder utama ini bisa anda tambahkan folder lagi jika memang dibutuhkan yang berfungsi untuk mengorganisir sub-kategori.


Jika memungkinkan, Satukan File Sejenis
Cara ini umumnya dilakukan pada file-file Microsoft Office. Terkadang tanpa kita sadari, kita menggunakan banyak file untuk pembahasan yang sama. Misalkan, anda mebuat daftar honor pada Microsoft Excel kemudian anda menyimpannya dengan nama "Honor Juli 2011". Bulan depan anda membuat lagi dan memberikan nama "Honor Agustus 2011", demikian seterusnya. Untuk hal seperti ini mungkin sebaiknya cukup menggunakan satu file saja "Honor 2011". Dalam file inilah nantinya bulan-bulan anda pisahkan dengan fasilitas "Worksheet".


Semoga Bermanfaat

Posting Lain Terkait Komputer

0 Komentar: